Klauzula w stopce Twojej poczty e-mail

Dlaczego warto dodać klauzulę do stopki w wiadomościach e-mail?

W stopce wiadomości e-mail warto zamieścić informację o tym, że pełnisz rolę administratora danych osobowych, a także o tym, że treść wiadomości ma charakter poufny i powinna być przeczytana wyłącznie przez adresata. Taka informacja jest istotna, zwłaszcza jeśli utrzymujesz kontakt z klientami za pośrednictwem e-maila.

Przykładowa treść klauzuli dotyczącej danych osobowych

Możesz dodać klauzulę, która wyjaśnia, że jesteś administratorem danych, oraz że dane te są przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych. Przykładowa treść może wyglądać następująco:

"Informuję, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą pełnię funkcję administratora danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat celów, zasad oraz sposobu przetwarzania danych osobowych dostępne są na mojej stronie internetowej pod następującym linkiem: (tu wstaw link do polityki prywatności)."

Zastrzeżenie poufności wiadomości

Dodatkowo, warto umieścić w stopce fragment informujący o poufności korespondencji, aby zabezpieczyć treści przesyłanych wiadomości przed niewłaściwym wykorzystaniem. Przykładowa treść może brzmieć:

"Ta wiadomość zawiera poufne informacje i jest przeznaczona wyłącznie dla odbiorcy wymienionego w jej treści. Jeśli otrzymałeś tę wiadomość przez pomyłkę, prosimy o natychmiastowe powiadomienie nadawcy drogą mailową i usunięcie wiadomości z systemu. Zabronione jest kopiowanie lub udostępnianie tej wiadomości osobom trzecim bez zgody nadawcy. Z uwagi na ryzyko przechwycenia, uszkodzenia, utraty, zniszczenia danych, opóźnienia w dostawie wiadomości lub jej niekompletność, a także możliwość wystąpienia wirusów, nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy lub braki w tej wiadomości, które mogły powstać podczas jej przesyłania."