Wysyłanie ofert mailem po targach: wizytówka a zgoda na ofertę

Targi się skończyły, na biurku leży stos wizytówek, a Ty masz w głowie jeden plan: w poniedziałek rano wysłać wszystkim ofertę mailem. Przecież sami dali Ci kontakt, prawda?

No właśnie… nie do końca. Wysyłanie ofert mailem wymaga uprzedniej zgody odbiorcy, a sama wizytówka, w ostrożnym odczytaniu przepisów, taką zgodą nie jest.

Pokażę Ci, skąd to wynika, dlaczego nawet grzeczny mail z pytaniem „czy mogę przesłać ofertę?” jest ryzykowny, co zrobić już na stoisku, gdzie zapisać zgodę, żeby obronić się przy skardze, i co wolno wysłać, gdy ktoś sam poprosił o wycenę.

Czy wizytówka to zgoda na otrzymywanie informacji handlowych?

Od 10 listopada 2024 r. wysyłkę ofert mailem, SMS-em i przez telefon reguluje art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (w skrócie PKE). Zasada jest krótka: nie wolno wysyłać informacji handlowej komuś, kto wcześniej się na to nie zgodził.

Ten sam artykuł podpowiada, jak taka zgoda może wyglądać. Odbiorca udostępnia swój adres e-mail „w celu przesyłania informacji handlowej” na ten adres. Nie wystarczy więc, że ktoś dał Ci swój adres. Żeby samo podanie adresu liczyło się jako zgoda, musiał go dać PO TO, by dostawać oferty.

Wizytówki rozdaje się na targach garściami: przy kawie, przy stoisku obok, na pożegnanie. Z samego kartonika nie wynika, czy ta osoba chce dostawać od Ciebie oferty, czy po prostu była miła.

Dlaczego wybieram wariant ostrożny

W ustawie nie ma ani słowa o wizytówkach. Spotkasz też pogląd łagodniejszy, że wizytówka wręczona w rozmowie o współpracy wystarcza do jednego, indywidualnego maila z ofertą. Rozstrzygnąć to może dopiero urząd albo sąd w konkretnej sprawie, więc to, co tu opisuję, jest podejściem ostrożnym, a nie jedynym możliwym odczytaniem przepisów.

Sam do niedawna miałem ten łagodniejszy wariant w materiałach szkoleniowych. Przy ich przeglądzie w październiku zmieniłem go, z daleko idącej ostrożności. Jedno pytanie na stoisku zajmuje kilka sekund, a pomyłka może kosztować dużo więcej:

• kara od Prezesa UKE (Urzędu Komunikacji Elektronicznej) do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do miliona złotych, przy czym stosuje się kwotę wyższą (art. 446 ust. 5 PKE);
• czyn nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4 PKE), czyli podstawa do pozwu od konkurenta;
• wykroczenie zagrożone grzywną, ścigane na żądanie pokrzywdzonego, czyli zwykle odbiorcy (art. 448 PKE).

Więcej o tym, co grozi za wysyłkę bez zgody, przeczytasz we wpisie o karach za cold mailing i niezamówioną informację handlową.

Mail „czy mogę przesłać ofertę?” - w ostrożnym wariancie to też informacja handlowa

Najczęstszy pomysł po targach brzmi: „nie wyślę oferty, tylko grzecznie zapytam, czy mogę”. Brzmi rozsądnie… ale w ostrożnym wariancie to ta sama pułapka.

Informacja handlowa to według art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług albo wizerunku przedsiębiorcy. Mail z pytaniem o zgodę na ofertę ma jeden cel: sprzedać. Promuje więc Twoją firmę, choćby pośrednio.

Podobnie patrzy na to Ministerstwo Cyfryzacji. W odpowiedzi z 30 września 2025 r. na interpelację poselską nr 12146 napisało, że niedozwolone jest proszenie o zgodę na przedstawienie oferty w trakcie rozmowy telefonicznej, i że potwierdzają to decyzje Prezesa UKE oraz Prezesa UOKiK (Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów). Ministerstwo mówi o telefonie, ale art. 398 traktuje mail i telefon tak samo, więc przy mailu stosuję tę samą zasadę.

Drugi pogląd też istnieje. Definicja informacji handlowej wyłącza informację, która tylko umożliwia porozumiewanie się z określoną osobą, i niektórzy uznają, że samo pytanie o zgodę, bez oferty w treści, się w tym mieści. Tak przyjęto np. w opinii z 2009 r. w serwisie e-prawnik.pl, napisanej na gruncie dawnych przepisów, przed RODO i PKE. Ja wolę nie sprawdzać, kto ma rację, na własnej firmie. Pisałem o tym już przy okazji pytania, czy cold mailing jest legalny.

Jak zapytać o zgodę na stoisku, żeby po targach wysłać ofertę

Najprościej w rozmowie, zanim schowasz wizytówkę do kieszeni. Jedno zdanie: „Mogę Panu przesłać naszą ofertę mailem na adres z wizytówki?”. Pada „tak”, masz zgodę. Pada „nie”, wizytówka zostaje kontaktem.

Zgoda ma być konkretna (art. 4 pkt 11 RODO), a ministerstwo w tej samej odpowiedzi na interpelację wyjaśnia, że konkretność oznacza wskazanie kanału komunikacji. Dlatego pytaj o kanał wprost. Zgoda na maila nie jest zgodą na telefon. Chcesz też zadzwonić, to zapytaj osobno.

Druga droga daje Ci mocniejszy dowód niż sama rozmowa. Postaw na stoisku kartkę z kodem QR, który prowadzi do krótkiego formularza na Twojej stronie. Odwiedzający sam wpisuje adres e-mail i zaznacza zgodę na oferty. To dokładnie sytuacja z art. 398 ust. 2 PKE, czyli adres podany w celu przesyłania informacji handlowej. Do tego zgoda zostaje zapisana, a nie tylko w pamięci handlowca. Przy formularzu dopisz, że zgodę można w każdej chwili wycofać, bo art. 7 ust. 3 RODO każe o tym poinformować, zanim ktoś ją wyrazi.

Tak to wygląda w praktyce:

Gdzie zapisać zgodę na informację handlową, żeby obronić się przy skardze

Zgoda, której nikt nie zapisał, w razie skargi jest Twoim słowem przeciwko słowu odbiorcy. A ciężar dowodu leży po Twojej stronie. PKE każe do uzyskania zgody stosować odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych (art. 400), a art. 7 ust. 1 RODO mówi, że firma, która zbiera zgodę, musi umieć wykazać, że ją dostała. Ministerstwo dodaje, że zasada uprzedniej zgody przerzuca na przedsiębiorcę ciężar dowodu, że ma zgodę na kontakt.

Wystarczy CRM, czyli program do prowadzenia kontaktów z klientami, a w małej firmie nawet zwykły arkusz. Przy każdej osobie zapisz:

Zrób to tego samego dnia, wieczorem w hotelu albo w pociągu. Po tygodniu nikt już nie pamięta, kto na co się zgodził.

Zgodę można wycofać w każdej chwili, i to równie łatwo, jak się ją wyraziło (art. 7 ust. 3 RODO). Ktoś odpisze „proszę mi już nic nie wysyłać”? Zapisujesz datę w tym samym miejscu i od tego dnia nie wysyłasz mu ofert.

Klient sam poprosił o ofertę - co możesz wysłać, a czego już nie

Najprzyjemniejsza sytuacja na targach: ktoś mówi „proszę mi to wycenić i przesłać”. Wysyłasz, bo to oferta, o którą sam poprosił.

Prośba o jedną ofertę to jednak nie zgoda na newsletter, kampanię promocyjną ani comiesięczne „nowości z naszej oferty”. Zgoda dotyczy tego, o co ktoś poprosił. Chcesz mieć tę osobę na liście mailingowej, potrzebujesz osobnej zgody, najlepiej przez formularz zapisu. Jak to zrobić porządnie, opisałem w tekście o tym, jak zapisać użytkownika na listę newsletterową.

Podobne pytanie wraca przy klientach, którzy już coś u Ciebie kupili. Odpowiedź znajdziesz we wpisie Czy mogę wysyłać e-maile reklamowe do klientów, którzy dokonali u mnie zakupu?

Zostaje rzecz oczywista, choć bardzo kusząca: nie wrzucaj całego stosu wizytówek do programu do mailingu. Wysyłka ofert do ludzi, którzy się na nie nie zgodzili, to dokładnie to, czego zakazuje art. 398 PKE.

Najczęstsze pytania o wysyłanie ofert mailem po targach

Zgoda na ofertę przed następnymi targami: zapytaj i zapisz

Wizytówka to adres, a zgoda na ofertę to osobne „tak”. Usłysz je na stoisku, zapisz tego samego dnia i wysyłaj tylko to, na co padła zgoda.

Planujesz formularz zgody pod kod QR na stoisko? Dokumenty RODO dla firmy, razem z checklistą klauzul przy formularzach, znajdziesz w naszej Dokumentacji RODO. Możesz też po prostu napisać do mnie, doradzę Ci najlepsze rozwiązanie.