X narzędzi, które powinien mieć każdy przedsiębiorca

Otwierasz biznes, robisz stronę internetową, pierwsze reklamy... i co dalej?

Obserwuję wiele biznesów i te, które odnoszą największe sukcesy korzystają z konkretnych narzędzi. Ułatwiają sobie codzienną pracę, automatyzują powtarzalne zadania i nie tracą czasu na rzeczy, które da się ogarnąć jednym kliknięciem.

Dobrze działająca firma to nie tylko produkt czy usługa. To też:

• System CRM do zarządzania klientami,
• prosty sposób składania zamówień (a nie „napisz maila albo zadzwoń”),
• płatności online (zamiast tradycyjnego przelewu na podstawie umowy),
• jasna komunikacja w zespole,
• narzędzia do ogarnięcia klientów, faktur, zadań, grafik czy statystyk.

Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które sam polecam i których używają moi klienci. Zacznij od jednego lub dwóch. Gwarantuję, że poczujesz różnicę.

CRM – ogarnij klientów i zadania

CRM (czyli system do zarządzania relacjami z klientami) to jedno z najważniejszych narzędzi, jakie może mieć przedsiębiorca. Nawet jeśli masz kilku klientów miesięcznie, warto go wdrożyć – serio.

Bez CRM-u wszystko masz „gdzieś”: część w głowie, część w mailach, coś w zeszycie, coś w Excelu. A potem nie pamiętasz, komu miałeś oddzwonić, kto pytał o ofertę, komu wysłałeś propozycję i co ustaliliście na ostatnim spotkaniu.

Jeśli nie ogarniasz klientów i spraw z nimi związanych – to prosta droga do chaosu, straconych szans i słabego wrażenia. Klient, który musi drugi raz tłumaczyć, o co chodziło, raczej nie będzie zadowolony.

Co daje Ci CRM?

• Widzisz historię kontaktu z każdym klientem – wiadomości, zadania, notatki, dokumenty,
• CRM przypomni Ci, że masz zadzwonić lub wysłać ofertę,
• Możesz ustawić etapy sprzedaży (np. nowy kontakt → rozmowa → wysłana oferta → podpisana umowa),
• Widzisz, na jakim etapie są Twoje szanse sprzedażowe i gdzie coś się blokuje.

Co się dzieje, jeśli z CRM-u nie korzystasz?

• Tracisz klientów, bo zapominasz o kontaktach i obietnicach,
• Nie masz pojęcia, ile masz „otwartych” tematów i na czym stoisz,
• Twój zespół (jeśli go masz) nie wie, co kto zrobił i co jeszcze trzeba zrobić,
• Wszystko trzeba „trzymać w głowie” – a głowa nie jest najlepszym narzędziem do zarządzania firmą.

Jaki CRM wybrać?

To zależy od tego, jak działasz. Inny system sprawdzi się w jednoosobowej działalności, inny w kilkuosobowym zespole sprzedażowym. Na początek warto wybrać coś prostego – nie musisz od razu wdrażać korporacyjnych rozwiązań.

Zwróć uwagę na:

• łatwość obsługi – czy jesteś w stanie sam go ogarnąć w 1–2 dni,
• czy CRM działa w przeglądarce i na telefonie,
• możliwość dodawania zadań i notatek przy każdym kliencie,
• widok „lejka sprzedaży” – żebyś wiedział, ile masz potencjalnych klientów i na jakim są etapie,
• integracje z innymi narzędziami (np. mail, kalendarz, fakturowanie).

Możesz skorzystać z tego ranking najciekawszych CRM-ów, większość z nich możesz przetestować za darmo. Zobacz, który pasuje do Ciebie – i zacznij ogarniać klientów jak zawodowiec.

Skracacz linków – schludnie i ze statystykami

Czasem link do oferty, artykułu albo posta w social mediach potrafi mieć kilometry długości. Wygląda to nieestetycznie, szczególnie jeśli chcesz taki link wkleić do maila, wiadomości na Messengerze albo posta na Facebooku.

Skracacz linków rozwiązuje ten problem – tworzy krótki, prosty adres, który wygląda dużo lepiej. A co ważniejsze – możesz śledzić, ile osób w niego kliknęło, skąd były, jaki był czas kliknięcia.

Jakiego skracacza używać?

Niektóre systemy CRM i narzędzia do mailingu mają skracacze wbudowane (jak np. możesz mieć skracacz linku w systemi CMS swojej strony internetowej zrobionej przez Donetę), ale jeśli chcesz mieć pełną kontrolę, warto wybrać coś zewnętrznego.

Przygotowałem dla Ciebie ranking najlepszych skracaczy linków – sprawdź, który będzie dla Ciebie najlepszy.

Fakturowanie, przelewy online i składanie zamówień – ogarnij podstawy

Wciąż widzę firmy, które działają na zasadzie: „Wyślij maila, to Ci coś przygotuję” albo „Tu masz numer konta, zrób przelew”. Brakuje im systemu do zamówień, płatności online i fakturowania – a przecież to fundament, który można ustawić raz i mieć z głowy.

Doneta korzysta z systemu PayZO, który:

• umożliwia klientowi złożenie zamówienia online (zastępuje papierowe umowy, zgodne z RODO)
• płatność za zamówienie online (np. blikiem)
• automatycznie wystawia fakturę

Aby PayZO działao musisz mieć:

Program do faktur

Zamiast klepać faktury ręcznie w Wordzie albo Excelu – użyj programu do faktur online. Wystawisz dokument jednym kliknięciem, nawet z telefonu. Możesz też automatycznie wysyłać przypomnienia o płatności i wygodnie pobierać raporty.

Popularne opcje to:

1. Fakturownia – intuicyjna i szybka w obsłudze,
2. inFakt – z opcją prowadzenia pełnej księgowości,
3. iFirma – dla tych, którzy potrzebują czegoś bardziej rozbudowanego.

Zastanawiasz się który program wybrać? Zapytaj mnie, doradzę Ci, bo używałem i testowałem chyba wszystkie :-)

Płatności online

Nie każ klientom logować się do banku i przepisywać danych z faktury. Podłącz płatności online – klient klika „Zapłać” i robi Ci BLIKA. Ty masz szybciej pieniądze, a on mniej roboty.

Możesz korzystać z takich systemów jak:

1. Przelewy24,
2. Tpay,
3. Paynow (dla użytkowników mBanku),
4. Stripe (jeśli działasz również zagranicą).

Zastanawiasz się który system płatności online wybrać? Zapytaj mnie, doradzę Ci, bo używałem i testowałem chyba wszystkie :-)

Analiza ruchu na stronie – sprawdź, co działa (a co nie)

Masz stronę internetową? Świetnie. Ale czy wiesz, ile osób ją odwiedza, skąd przychodzą i co na niej robią?

Bez analityki działasz na ślepo. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz podejmować decyzje na podstawie danych, a nie przeczucia.

Co możesz sprawdzić?

• Ile osób weszło na stronę,
• Skąd przyszli (Google, Facebook, reklamy),
• Jakie podstrony przeglądali,
• Gdzie najczęściej wychodzą,
• Jak długo zostają na stronie.

Najbardziej znane narzędzie to Google Analytics, ale jeśli zależy Ci na prostocie i prywatności – sprawdź Plausible albo Matomo.

Dane nie kłamią – warto je znać, zanim wydasz kolejne złotówki na reklamę.

E-mail marketing – niech klienci o Tobie nie zapomną

Media społecznościowe mogą przestać działać, zasięgi mogą spaść, ale jeśli masz listę mailingową – masz kontakt z klientami na własnych warunkach.

Mailing wciąż działa i działa dobrze. Możesz wysyłać newslettery, promocje, przypomnienia i automatyczne wiadomości – wszystko zależy od Twoich potrzeb.

Co daje Ci system do e-mail marketingu?

• Wysyłkę wiadomości do wielu osób jednocześnie,
• Statystyki (ile osób otworzyło, kliknęło, wypisało się),
• Automatyzacje – np. wiadomość powitalna po zapisie,
• Tworzenie prostych formularzy zapisu na stronie.

Na start polecam takie narzędzia jak:

• MailerLite – prosty i przyjazny dla początkujących,
• GetResponse – polska platforma z większymi możliwościami,
• Brevo (dawniej Sendinblue) – dobra alternatywa z darmowym planem.

Jeśli jeszcze nie zbierasz maili – najwyższy czas zacząć.

Canva – stwórz grafikę, nawet jeśli nie jesteś grafikiem

Potrzebujesz grafiki do posta, ulotki, prezentacji albo oferty? Nie musisz zatrudniać grafika do każdego małego zadania. Z pomocą przychodzi Canva – narzędzie, które pozwala tworzyć estetyczne materiały w kilka minut.

Działa w przeglądarce i na telefonie, ma gotowe szablony i jest banalnie prosta w obsłudze. Możesz dodać własne zdjęcia, logo, zmienić kolory i fonty – wszystko metodą „przeciągnij i upuść”.

Co zrobisz w Canvie?

• Posty do social mediów,
• Prezentacje i oferty PDF,
• Ulotki, plakaty, wizytówki,
• Grafiki na stronę internetową.

Canva ma darmowy plan, który w większości przypadków w zupełności wystarcza. Jeśli chcesz więcej szablonów i opcji, możesz przejść na wersję Pro – ale na start nie jest to konieczne.

Menedżer haseł – jedno hasło, pełna kontrola

Masz jedno hasło do wszystkiego? A może zapisujesz je w notatniku albo przeglądarce? To szybka droga do problemów. Bezpieczeństwo danych to coś, o czym wielu przedsiębiorców przypomina sobie dopiero po włamaniu.

Menedżer haseł pozwala Ci tworzyć mocne, unikalne hasła do każdego serwisu – i nie musisz ich zapamiętywać. Logujesz się jednym głównym hasłem, a resztą zajmuje się aplikacja.

Jakie narzędzia warto znać?

• Bitwarden – darmowy, open-source i bardzo bezpieczny,
• LastPass– płatny, ale z rozbudowanymi funkcjami dla zespołów,
• NordPass – od twórców NordVPN, prosty w obsłudze.

Menedżera haseł możesz używać na komputerze i telefonie, a dane synchronizują się automatycznie. Raz ustawiasz – i masz spokój.

Backup danych – lepiej mieć, niż stracić

Laptop może się zepsuć, dysk może paść, a pliki mogą zostać przypadkowo usunięte. Jeśli nie masz kopii zapasowej, tracisz nie tylko dane – ale często też czas, nerwy i pieniądze.

Regularny backup to prosta rzecz, którą można zautomatyzować raz, a potem spać spokojnie. Nie musisz robić wszystkiego ręcznie – wystarczy dobry program lub usługa w chmurze.

Jak robić kopie zapasowe?

• Automatyczny backup na zewnętrzny dysk (np. przez Time Machine na Macu lub Macrium Reflect na Windowsie),
• Backup do chmury (np. Backblaze, Google Drive, Dropbox),
• Kopie zapasowe strony WWW i sklepu – np. przez wtyczki do WordPressa albo automatyczne systemy hostingowe.

Dane możesz odzyskać. Czasu i nerwów – niekoniecznie. Warto zadbać o backup zanim będzie za późno.

Kalendarz online – wszystko pod kontrolą

Jeśli umawiasz się z klientami, planujesz spotkania albo po prostu chcesz lepiej zarządzać swoim czasem – kalendarz online to podstawa.

Możesz w nim ustawić przypomnienia, zsynchronizować go z telefonem, komputerem, a nawet innymi narzędziami – jak CRM czy system do rezerwacji wizyt.

A co najważniejsze, możesz wysyłać link do swojego kalendarza i umawiać spotkania klientów.

Dlaczego warto?

• Nie zapomnisz o żadnym spotkaniu.
• Widzisz cały tydzień lub miesiąc pracy jak na dłoni.
• Możesz udostępnić kalendarz współpracownikom lub klientom.

Ja osobiście korzystam z Kalendarza Google, który umożliwia mi umieszczenie opcji rezerwacji spotkania na stronie WWW lub wysłania linku do klienta z prośbą o zaklepanie terminu w moim kalendarzu.

Przykład opcji rezerawcji w Kalendarzu Google: