Czy cold mailing jest legalny? Jak wysyłać cold mailing zgodnie z prawem

Prawo komunikacji elektronicznej (PKE)

10 listopada 2024 roku weszła w życie ustawa Prawo komunikacji elektronicznej, która zdrowo namieszała w cold mailingu.

Wcześniej (przed 10 listopada 2024) można było zgodnie z art 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną wysyłać niezamówioną informację handlową do osób prawnych (np. spółek z o.o., fundacji, stowarzyszeń, spółek akcyjnych itp). Nie można było wysyłać tylko do osób fizycznych (czyli zwykłych Kowalskich i właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych).

Jak jest teraz, po wejściu w życie ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej?

Art. 398. 1. Zakazane jest używanie:
1) automatycznych systemów wywołujących,
2) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefonów, komputerów), w szczególności w ramach korzystania z usług komunikacji interpersonalnej – do celów przesyłania informacji handlowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344 oraz z 2024 r. poz. 1222), w tym marketingu  bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę.

Co to oznacza w praktyce?

Od 10 listopada 2024 cold mailing jest całkowicie nielegalny.

Komu można wysyłać niezamówioną informację handlową?

Tylko osobom, które wyraziły na to zgodę.

Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Odbiorca powinien być w pełni świadomy, na co się zgadza i jakie treści będzie otrzymywał. W praktyce oznacza to konieczność uzyskania jasnej i świadomej zgody na otrzymywanie komunikacji handlowej.

Jak i gdzie najłatwiej uzyskać zgodę na otrzymywanie informacji handlowych?

• W formularzach kontaktowych;
• Podczas zapisu do newslettera;
• Podczas pobierania lead magnetów;
• Podczas zapisu na webinar / szkolenie;
• Podczas targów, eventów czy innych spotkań twarzą w twarz;

Co to jest informacja handlowa?

No dobra, ale co to jest ta informacja handlowa?

"Informacja handlowa" to pojęcie, które ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej, w tym cold mailingu. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, informacja handlowa to każda wiadomość, której celem jest bezpośrednie lub pośrednie promowanie towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy.

W praktyce, informacją handlową może być każdy e-mail, SMS czy inny rodzaj wiadomości elektronicznej, który zawiera ofertę sprzedaży produktów, usług, promocji, zniżek czy nowości w ofercie. Przykłady informacji handlowej to:

• E-mail z propozycją zakupu nowych produktów lub usług.
• Wiadomość z informacją o trwającej promocji lub wyprzedaży.
• Newsletter zawierający informacje o nowościach produktowych firmy.
• Powiadomienie o wydarzeniu organizowanym przez firmę, które ma na celu promocję jej oferty.

Czy prośba o zgodę na przesłanie informacji handlowej jest informacją handlową?

Tak, prośba o zgodę na przesłanie informacji handlowej również jest uznawana za informację handlową.

Zgodnie z interpretacjami prawnymi oraz wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), sama prośba o wyrażenie zgody na przesyłanie przyszłych informacji handlowych ma charakter promocyjny, ponieważ jej celem jest otwarcie drogi do dalszego kontaktu handlowego. W związku z tym taka wiadomość również podlega przepisom dotyczącym przesyłania informacji handlowych.

W praktyce oznacza to, że aby wysłać e-mail z prośbą o zgodę na przyszłe przesyłanie ofert, musisz już wcześniej mieć zgodę odbiorcy na kontakt w tej sprawie. Bez takiej zgody, prośba może zostać uznana za naruszenie przepisów, co może skutkować konsekwencjami prawnymi.

RODO a cold mailing, czyli jak przetwarzać dane osobowe w cold mailingu?

W kontekście cold mailingu, RODO ma ogromne znaczenie, ponieważ dotyczy każdej sytuacji, w której przetwarzane są dane osobowe, takie jak imiona, nazwiska czy adresy e-mail potencjalnych klientów.

Jednym z kluczowych aspektów RODO jest wymóg uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Oznacza to, że zanim będziesz mógł legalnie przetwarzać jakiekolwiek dane osobowe w celu wysyłania cold mailingu, musisz uzyskać wyraźną zgodę od każdej osoby, której dane zamierzasz wykorzystać. Dotyczy to również sytuacji, gdy planujesz zakupić bazę danych od zewnętrznego dostawcy.

Ręczne przygotowanie lub zakup baz danych, które zawierają dane osobowe bez wcześniejszej zgody osób, których te dane dotyczą, stanowi naruszenie RODO. Bez uprzedniego uzyskania zgody na przetwarzanie tych danych, każda forma ich wykorzystania – w tym wysyłanie wiadomości marketingowych – jest niezgodna z prawem.

RODO pozamiatało, ponieważ RODO wymaga, aby zgoda na przetwarzanie danych była dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Odbiorca musi być jasno poinformowany o tym, jakie dane będą przetwarzane, w jakim celu i przez kogo.

Na szczeście przepisy RODO dotyczą wyłącznie przetwarzania danych osobowych osób fizycznych. Oznacza to, że ochrona danych osobowych, w tym wymóg uzyskania zgody na ich przetwarzanie, odnosi się jedynie do danych dotyczących osób fizycznych. 

A co z osobami fizycznymi pracującymi w spółkach?

Nie ma lekko, bo adres e-mail w formacie jan.kowalski@nazwaspolki.pl zawiera imię i nazwisko osoby, co oznacza, że jest to uznawane za dane osobowe w rozumieniu przepisów RODO, nawet jeśli dotyczy osoby pracującej w spółce (osobie prawnej).

A co, jeśli wysyłam cold mailing do JDG na mail firmowy?

Jajco, bo jeśli wysyłasz e-mail na adres biuro@nazwafirmy.pl i firma, do której należy ten adres, jest jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG),  oznacza, że adres e-mail biuro@nazwafirmy.pl może być traktowany jako dane osobowe tej osoby.

W takim przypadku, nawet jeśli adres wygląda jak firmowy, wiadomość wysłana na taki adres może być uznana za skierowaną do osoby fizycznej (bo JDG to specyficzna forma prowadzenia działalności, gdzie dane kontaktowe często mogą być uznane za dane osobowe).

Jak wysyłać legalnie cold mailing?

Komu możesz wysyłac cold mailing?

Jak widzisz, w praktyce praktycznie NIE DA SIĘ legalnie wysyłać cold mailingu. 

To jak inni wysyłają?

Inne firmy wysyłają... jak to robią? Jak się zabezpieczają przed pozwami za niezamówioną informację handlową czy kontrolę z UODO?

Są sposoby, ale o tym nie można pisać w artykule na blogu ;) Dlatego na dole jest formularz kontaktowy, napisz do mnie i porozmawiajmy lub zamów cold mailing u mnie.